¿Qué es exactamente la doble entrada?
Es teclear en un sistema un dato que ya existe en otro. En una pyme industrial aparece en sitios muy concretos:
- Pedidos que llegan por correo, PDF o tienda online y alguien copia en el ERP.
- Pesos que se leen en el visor de la báscula y se escriben en el albarán.
- Lotes que se apuntan en papel en planta y se pasan al ERP al final del turno.
- Facturas de proveedor que llegan en PDF y se contabilizan a mano.
- Informes que se montan cada mes copiando datos del ERP a un Excel.
Cada uno de esos puntos tiene dos costes: el tiempo de quien teclea y lo que cuesta cuando se equivoca.
¿Cómo se calcula, paso a paso?
| Variable | Cómo medirla | Error típico al estimarla |
|---|---|---|
| Personas | Quién teclea datos que ya existen en otro sistema, aunque sea un rato al día | Contar solo a administración y olvidar planta y almacén |
| Minutos al día | Cronometrar una semana normal, no preguntar de memoria | Quedarse corto: la gente subestima las tareas repetitivas |
| Días laborables | Los del calendario de la empresa (por ejemplo, 220) | Usar 365 |
| Coste por hora | Coste de empresa: salario + cotizaciones ÷ horas efectivas | Usar el sueldo bruto |
| Errores al mes | Contar devoluciones, abonos y reclamaciones de los últimos tres meses | Contar solo los que llegan al cliente |
| Coste por error | Tiempo para corregirlo + portes + abono + descuento, si lo hay | Poner cero porque «se arregla rápido» |
Fórmula completa:
Coste anual = (personas × minutos/día ÷ 60 × días × coste/hora) + (errores/mes × coste/error × 12)
¿Cómo se ve con un ejemplo?
Ejemplo (ilustrativo, no es un cliente real). Una pyme industrial con un ERP, una báscula en el muelle y una tienda B2B. Tres personas dedican una hora al día a pasar pedidos, pesos y lotes. Supongamos 6 errores al mes con un coste medio de 60 € cada uno (tiempo de corrección, reenvío y abono).
| Concepto | Cálculo | Resultado |
|---|---|---|
| Horas al año | 3 × 60 ÷ 60 × 220 | 660 h |
| Coste de las horas | 660 h × 25 €/h | 16.500 € |
| Coste de los errores | 6 × 60 € × 12 | 4.320 € |
| Coste anual de la doble entrada | 20.820 € | |
| Mantenimiento anual (plan Cuidado) | 1.200 €/mes × 12 | 14.400 € |
| Ahorro neto al año | 20.820 € − 14.400 € | 6.420 € |
| Proyecto (Puente ERP) | Pago inicial | 6.000 € + IVA |
| Retorno del proyecto | 6.000 € ÷ 6.420 €/año | Unos 11 meses |
Los 60 € por error y los 6 errores al mes son supuestos del ejemplo. Pon los tuyos: es la parte del cálculo que más varía de una empresa a otra.
Fíjate en el caso del principio: dos personas y 45 minutos al día dan 8.250 €. Con errores parecidos, unos 12.570 € al año, por debajo de la cuota de mantenimiento. Ahí una integración con cuota no compensa solo con el tiempo: o hay otros motivos (un cliente que exige EDI, trazabilidad por lote, la EUDR), o la respuesta es un módulo.
¿Qué no entra en la fórmula y también cuesta?
Hay costes reales que no conviene meter con cifra si no puedes medirlos, pero sí tener presentes:
- Retrasos. Un pedido que entra en el ERP al día siguiente sale un día más tarde.
- Stock que no cuadra. Ventas en la web de productos que no hay en el almacén.
- Dependencia de una persona. Si quien teclea se pone de baja, el proceso se para.
- Exigencias de clientes. Un cliente que pide EDI, etiqueta GS1 o trazabilidad por lote no espera a que alguien lo teclee.
Mejor dejarlos como argumento cualitativo que inflar la cifra. Un cálculo prudente convence más a un gerente que uno optimista.
¿Cuándo compensa eliminarla y cuándo no?
| Coste anual de la doble entrada | Qué suele tener sentido |
|---|---|
| Por debajo de unos 2.000 € | Dejarlo como está o probar un módulo barato del marketplace de tu ERP |
| Entre unos 2.000 y 15.000 € | Módulo, conector estándar o plataforma de integración (iPaaS), salvo que haya otra exigencia: cliente con EDI, trazabilidad, normativa |
| Por encima de unos 15.000 € | Estudiar una integración: cubre la cuota de mantenimiento y el proyecto se recupera en uno o dos años |
Estos tramos son una orientación nuestra, no una regla de mercado. El corte de 15.000 € sale de nuestra cuota mínima (1.200 €/mes, unos 14.400 € al año): por debajo, el tiempo ahorrado no la paga. Si dudas entre un módulo y una integración, lee ¿Módulo de marketplace o integración a medida?. Precios completos en nuestra página de precios.
¿Cómo medirlo sin engañarte?
- Cronometra una semana a cada persona que teclea datos repetidos. No preguntes, mide.
- Revisa tres meses de devoluciones, abonos y reclamaciones y marca las que vienen de un dato mal tecleado.
- Pide el coste de empresa a tu gestoría o a nóminas.
- Haz el cálculo dos veces: uno prudente y uno realista. Decide con el prudente.
- Repite la medición tres meses después de cualquier cambio, para saber si ha funcionado.