Què és exactament la doble entrada?
És teclejar en un sistema una dada que ja existeix en un altre. En una pime industrial apareix en llocs molt concrets:
- Comandes que arriben per correu, PDF o botiga en línia i que algú copia a l'ERP.
- Pesos que es llegeixen al visor de la bàscula i s'escriuen a l'albarà.
- Lots que s'apunten en paper a planta i es passen a l'ERP al final del torn.
- Factures de proveïdor que arriben en PDF i es comptabilitzen a mà.
- Informes que es munten cada mes copiant dades de l'ERP a un Excel.
Cadascun d'aquests punts té dos costos: el temps de qui tecleja i el que costa quan s'equivoca.
Com es calcula, pas a pas?
| Variable | Com mesurar-la | Error típic en estimar-la |
|---|---|---|
| Persones | Qui tecleja dades que ja existeixen en un altre sistema, encara que sigui una estona al dia | Comptar només administració i oblidar planta i magatzem |
| Minuts al dia | Cronometrar una setmana normal, no preguntar de memòria | Quedar-se curt: la gent subestima les tasques repetitives |
| Dies laborables | Els del calendari de l'empresa (per exemple, 220) | Fer servir 365 |
| Cost per hora | Cost d'empresa: salari + cotitzacions ÷ hores efectives | Fer servir el sou brut |
| Errors al mes | Comptar devolucions, abonaments i reclamacions dels últims tres mesos | Comptar només els que arriben al client |
| Cost per error | Temps per corregir-lo + ports + abonament + descompte, si n'hi ha | Posar zero perquè «s'arregla de pressa» |
Fórmula completa:
Cost anual = (persones × minuts/dia ÷ 60 × dies × cost/hora) + (errors/mes × cost/error × 12)
Com es veu amb un exemple?
Exemple (il·lustratiu, no és un client real). Una pime industrial amb un ERP, una bàscula al moll i una botiga B2B. Tres persones dediquen una hora al dia a passar comandes, pesos i lots. Suposem 6 errors al mes amb un cost mitjà de 60 € cadascun (temps de correcció, reenviament i abonament).
| Concepte | Càlcul | Resultat |
|---|---|---|
| Hores l'any | 3 × 60 ÷ 60 × 220 | 660 h |
| Cost de les hores | 660 h × 25 €/h | 16.500 € |
| Cost dels errors | 6 × 60 € × 12 | 4.320 € |
| Cost anual de la doble entrada | 20.820 € | |
| Manteniment anual (pla Cura) | 1.200 €/mes × 12 | 14.400 € |
| Estalvi net l'any | 20.820 € − 14.400 € | 6.420 € |
| Projecte (Pont ERP) | Pagament inicial | 6.000 € + IVA |
| Retorn del projecte | 6.000 € ÷ 6.420 €/any | Uns 11 mesos |
Els 60 € per error i els 6 errors al mes són supòsits de l'exemple. Posa-hi els teus: és la part del càlcul que més varia d'una empresa a una altra.
Fixa't en el cas del principi: dues persones i 45 minuts al dia donen 8.250 €. Amb errors semblants, uns 12.570 € l'any, per sota de la quota de manteniment. Aquí una integració amb quota no compensa només pel temps: o hi ha altres motius (un client que exigeix EDI, traçabilitat per lot, l'EUDR), o la resposta és un mòdul.
Què no entra a la fórmula i també costa?
Hi ha costos reals que no convé posar amb xifra si no els pots mesurar, però sí tenir presents:
- Retards. Una comanda que entra a l'ERP l'endemà surt un dia més tard.
- Estoc que no quadra. Vendes a la web de productes que no són al magatzem.
- Dependència d'una persona. Si qui tecleja està de baixa, el procés s'atura.
- Exigències de clients. Un client que demana EDI, etiqueta GS1 o traçabilitat per lot no espera que algú ho tecleji.
Millor deixar-los com a argument qualitatiu que inflar la xifra. Un càlcul prudent convenç més un gerent que un d'optimista.
Quan compensa eliminar-la i quan no?
| Cost anual de la doble entrada | Què sol tenir sentit |
|---|---|
| Per sota d'uns 2.000 € | Deixar-ho com està o provar un mòdul barat del marketplace del teu ERP |
| Entre uns 2.000 i 15.000 € | Mòdul, connector estàndard o plataforma d'integració (iPaaS), tret que hi hagi una altra exigència: client amb EDI, traçabilitat, normativa |
| Per sobre d'uns 15.000 € | Estudiar una integració: cobreix la quota de manteniment i el projecte es recupera en un o dos anys |
Aquests trams són una orientació nostra, no una regla de mercat. El tall de 15.000 € surt de la nostra quota mínima (1.200 €/mes, uns 14.400 € l'any): per sota, el temps estalviat no la paga. Si dubtes entre un mòdul i una integració, llegeix Mòdul de marketplace o integració a mida?. Preus complets a la nostra pàgina de preus.
Com mesurar-ho sense enganyar-te?
- Cronometra una setmana cada persona que tecleja dades repetides. No preguntis, mesura.
- Revisa tres mesos de devolucions, abonaments i reclamacions i marca les que venen d'una dada mal teclejada.
- Demana el cost d'empresa a la gestoria o a nòmines.
- Fes el càlcul dues vegades: un de prudent i un de realista. Decideix amb el prudent.
- Repeteix la mesura tres mesos després de qualsevol canvi, per saber si ha funcionat.